Jak Google ułatwił komunikację na odległość?

Praca zdalna w ostatnich latach stała się dla licznych biznesów nie tyle alternatywą, ile koniecznością. Wiele znanych na całym świecie firm poczyniło kosztowne inwestycje, aby ułatwić zatrudnianym przez nie osobom pracę w tym trybie oraz zmaksymalizować ich wydajność.

Nie da się jednak ukryć, że najwięcej zmian w tej materii zaoferował gigant z Mountain View i jego nowe podejście do komunikacji zdalnej. Google w trakcie tego roku zaproponował nam mnóstwo możliwości komunikowania się ze swoimi zespołami na odległość, maksymalizując przy tym skuteczność takiej formy kontaktu. Prawdziwa rewolucja dotknęła Google Workspace, w którym zostało dodanych wiele nowych funkcjonalności, mających za zadanie poprawę wygody pracy zdalnej oraz rozmów wideo. Osoby pracujące w formie zdalnej mogły więc liczyć w tym roku na szereg nowych funkcji i możliwości dodanych do googlowskich narzędzi.

Nowe funkcjonalności w Google Workspace

Jedną z nowości wprowadzonych przez Google na początku tego roku, do której część z nas zdążyła się już przyzwyczaić, jest możliwość testowania (przed rozpoczęciem połączenia) naszych urządzeń audio i video. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której podczas ważnego calla na Google Meets próbujemy dowiedzieć się, dlaczego nasz mikrofon nie działa lub co się stało z naszą kamerką. Dodatkowo dzięki tej funkcji możemy uniknąć dołączenia do spotkania bez obrazu i dźwięku. Pozwala to zachować pełen profesjonalizm podczas ważnych spotkań biznesowych.

Źródło: Prywatne zdjęcie ekranu

Większa kontrola nad spotkaniami online

W lutym tego roku Google wprowadził nowe funkcjonalności dla osób, które prowadzą spotkania online dla większej liczby uczestników. Od tamtego momentu osoba będąca gospodarzem wideokonferencji ma dużo więcej opcji aktywnego czuwania nad prowadzonym spotkaniem. Nowe możliwości Google Meets znacznie ułatwiły prowadzenie spotkań, w których udział bierze kilkanaście lub nawet kilkadziesiąt osób.

“Nie wszyscy na raz” – Czyli możliwość wyciszania innych uczestników spotkania

Kolejną ciekawą opcją zaproponowaną przez tegoroczne aktualizacje Google Workspace, jest możliwość wyciszania poszczególnych uczestników spotkań. To rozwiązanie świetnie sprawdza się podczas prowadzenia rozmów online z większą liczbą członków zespołu lub nawet całą organizacją. Dzięki tej funkcji możemy decydować, kto ma zabrać głos w danym momencie spotkania.

Kończenie spotkania przez gospodarza

Wraz z aktualizacjami, które Google wprowadził na początku roku, została dodana funkcja umożliwiająca kończenie spotkań online przez jego gospodarza. Dzięki tej aktualizacji gospodarz wideokonferencji w Google Meets będzie mógł zakończyć spotkanie dla wszystkich osób, które w nim uczestniczyły. Jest to kolejne ułatwienie dla dużych firm, w których spotkania przebiegają w większym gronie. Warto zaznaczyć, jest to funkcja opcjonalna, a więc osoba prowadząca spotkanie online może w dalszym ciągu opuścić je bez kończenia go dla jego pozostałych uczestników.

Efekty wizualne w Google Meets

Dodanie efektów wizualnych do spotkań online sprawiło wiele radości ich uczestnikom i zmieniło sposób prowadzenia Meetsów w zespołach. Warto tutaj zaznaczyć, że dzięki tej funkcji możemy uczestniczyć w spotkaniach bez konieczności posiadania odpowiedniego miejsca z neutralnym tłem. Google daje nam możliwość zamazania tła na spotkaniach, przez co możemy je przeprowadzić z dowolnego miejsca na ziemi bez obaw o to, że coś niepożądanego pojawi się w naszej kamerce. Pomysłów na wykorzystanie efektów tła jest wiele. Mogą go używać zarówno pracownicy zdalni, jak i osoby wykonujące swoje obowiązki zawodowe stacjonarnie w biurze i chcący skontaktować się z kolegami pracującymi w modelu home office.

Źródło: Spotkanie na Google Meets zespołu SEO w Strategiczni.pl, podczas firmowego Halloween

Niemniej jednak nie może w tym miejscu nie wspomnieć o mniej formalnym zastosowaniu efektów wizualnych podczas spotkań. Google dodał także możliwość dodawania własnego tła, przez co kreatywność osób pracujących zdalnie wzbiła się na nowy poziom. Spersonalizowany background idealnie nadaje się nie tylko do spotkań biznesowych, ale także do nieformalnych rozmów ze znajomymi na całym świecie.

Prowadzenie prezentacji dla osób korzystających z pracy zdalnej

Dla osób, dla których osobiste uczestnictwo w spotkaniu jest niemożliwe lub są zmuszone do pracy zdalnej, Google przygotował kolejne ciekawe funkcjonalności. Jedną z nich jest możliwość nagrywania prezentacji, przez co osoby na pracy zdalnej mogą przygotować wysokiej klasy prezentację i sprawdzić ją przed oficjalnym przedstawieniem jej zespołowi lub klientom. Nagrywanie spotkań daje także możliwość odtwarzania ich w dowolnym miejscu i czasie. Przez co nawet osoby pracujące zdalnie w innych strefach czasowych mogą obejrzeć naszą prezentację. Istnieje także możliwość generowania napisów do prezentacji, aby można było w niej uczestniczyć bez dźwięku (np. gdy nie mamy ze sobą słuchawek).

Optymalizacja kalendarza — Łatwiejsze zarządzanie zespołem

Dzięki nowym funkcjonalnościom, jakie zostały dodane do googlowskiego kalendarza, Team Leaderzy i Project Managerowie z całego świata mogą sprawnie planować zadania zawodowe lub spotkania dla zespołów. Nowa wersja Google Calendar pozwala zestawić ze sobą kalendarze wszystkich członków zespołu i wybrać termin spotkania dla osób w zespole rozproszonym po całym świecie. Możliwość lepszego i dokładniejszego planowania spotkań i zadań znacznie poprawia wydajność pracy zespołowej.

Cały zespół w jednym pokoju — Pokoje projektowe

Zmiany dotknęły także Google Chat, który doczekał się możliwości tworzenia dedykowanych pokoi dla projektów lub całych zespołów. Dzięki temu rozwiązaniu możemy liczyć na szybką i bezproblemową komunikację bez konieczności wykonywania połączenia telefonicznego lub pisania maili. Ponadto Google daje nam możliwość tworzenia kilku kalendarzy dla zespołów lub projektów, które w jeszcze większym stopniu przyczyniają się do poprawy komunikacji firmowej. Dzięki tej i innym wyżej opisanym zmianom praca zdalna stała się o wiele bardziej dostępna i co jest szczególnie ważne — efektywna.

Nowy Interfejs — Krok w stronę wygody

Wszystkie wyżej opisane aktualizacje pokazują, że rok 2021 był dla Google rokiem pracy zdalnej lub hybrydowej. Szereg nowych funkcji, które ułatwiają realizację obowiązków służbowych poza miejscem pracy, pozwolił zarówno dużym, jak i małym firmom nie tylko obniżyć koszty pracy. Sprawił także, że praca zdalna stała się dla wielu osób i firm niezwykle wygodna. Wszystkie powyższe zmiany wymagały od Google poprawy interfejsu Google Workspace, który po aktualizacjach jest dużo bardziej intuicyjny i przede wszystkim czytelny dla użytkowników. Google od początku tego roku próbuje maksymalnie zoptymalizować pracę zdalną. Zapewne w nadchodzących latach możemy liczyć na kolejne aktualizacje i usprawnienia, dzięki którym możliwość wykonywania pracy zdalnej będzie jeszcze bardziej efektywna i opłacalna.

Czego możemy się spodziewać w przyszłym roku?

Dzięki poprawie googlowskiej komunikacji na odległość wiele procesów firmowych zostało znacznie uproszczonych, a sama idea pracy zdalnej coraz bardziej powszechna. Nowe funkcjonalności, które wprowadził Google w minionym roku, pozwalają nie tylko na lepszy wgląd w realizację obowiązków zawodowych osób wykonujących pracę zdalną. Usprawnił także całą komunikację przebiegającą drogą elektroniczną. Tegoroczne aktualizacje Google Workspace są dużym ułatwieniem dla liderów zespołów zdalnych, ale także dla samych pracowników, którzy wykonują pracę niestacjonarnie.

Źródło: Google Workspace

Zalet wynikających z pracy zdalnej jest naprawdę wiele, zarówno dla pracodawcy, pracownika, jak i dla środowiska. Dlatego z dużym prawdopodobieństwem możemy zakładać, że sposoby komunikacji za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej w kolejnym roku zostaną jeszcze lepiej zoptymalizowane pod kątem home office. Będzie to na pewno duże wyzwanie dla Google, w szczególności po tegorocznych aktualizacjach i nowościach w korzystaniu z Google Workspace. Wprowadzenie kolejnych funkcjonalności w komunikacji zdalnej przez giganta z Mountain View wydaje się być kwestią czasu. Czym zaskoczy nas Google w 2022 roku? Nie pozostaje nam nic innego jak tylko czekać.

Źródło fotografii: https://unsplash.com/@headwayio